Przegląd (PL)

Przegląd systemu Recruitment AI¶

Recruitment AI to aplikacja webowa, która pomaga działowi HR: zarządzać kandydatami, analizować CV, generować spersonalizowane maile z informacją zwrotną oraz obsługiwać przychodzące zapytania mailowe z wykorzystaniem wiedzy firmy (RAG).

Dla kogo jest ten system¶

• Dział HR – osoby prowadzące rekrutacje, wysyłające feedback, odpowiadające na pytania kandydatów.
• Managerowie / business ownerzy – chcą mieć podgląd procesu (kandydaci, etapy, wysłane maile, zgłoszenia IOD).
• Kandydaci – odbiorcy maili z informacją zwrotną i odpowiedzi na zapytania.

Główne funkcje¶

• Zarządzanie kandydatami – dodawanie i edycja kandydatów, przypisywanie do stanowisk, śledzenie etapu rekrutacji.
• Przesyłanie i parsowanie CV – upload plików PDF, automatyczne wyciąganie najważniejszych informacji (doświadczenie, edukacja, umiejętności).
• AI‑generowany feedback przy odrzuceniu – tworzenie konstruktywnych, spersonalizowanych maili z informacją zwrotną na podstawie CV, notatki HR i opisu stanowiska.
• Wysyłka maili – wysyłanie maili z feedbackiem przez SMTP (Zoho, Gmail, inne), z uwzględnieniem zgody na inne rekrutacje i linku do polityki prywatności.
• Monitorowanie skrzynki (opcjonalne) – pobieranie maili przez IMAP, klasyfikacja z użyciem AI (IOD/RODO, zgoda tak/nie, zwykła korespondencja), tworzenie ticketów i/lub automatyczne odpowiedzi.
• RAG (odpowiedzi z dokumentów firmy) – wykorzystanie wektorowej bazy Qdrant do udzielania odpowiedzi na pytania kandydatów na podstawie dokumentów (polityki, RODO, informacje o firmie).
• Panel administracyjny i metryki – wgląd w kandydatów, wysłane maile, notatki HR, ticket’y oraz podstawowe statystyki i metryki.

RAG w prostych słowach: zamiast tylko „czystego” modelu AI, system potrafi przeszukać dokumenty firmy i użyć ich jako kontekstu do odpowiedzi (np. polityki RODO, procedury rekrutacyjne).

Przepływ 1: od CV do maila z feedbackiem¶

Scenariusz: HR odrzuca kandydata i chce wysłać mu sensowną, spójną informację zwrotną.

sequenceDiagram
    participant HR as HR
    participant App as Aplikacja
    participant AI as Azure OpenAI
    participant Email as Serwer e‑mail

    HR->>App: 1. Dodaje kandydata i uploaduje CV (PDF)
    HR->>App: 2. Wypełnia notatkę HR i wybiera decyzję „Odrzucony”
    App->>AI: 3. Parsowanie CV (CV parser agent)
    AI-->>App: 4. Strukturalne dane CV (CVData)
    App->>AI: 5. Generowanie feedbacku (feedback agent)
    AI-->>App: 6. HTML z treścią maila
    App->>AI: 7. Walidacja maila (validator agent)
    AI-->>App: 8. Wynik walidacji (OK lub lista problemów)
    App->>AI: 9. (opcjonalnie) Korekta maila (correction agent)
    AI-->>App: 10. Poprawiony HTML
    App->>Email: 11. Wysyłka maila do kandydata
    Email-->>HR: 12. Potwierdzenie wysyłki / log w panelu

W praktyce HR widzi w panelu: listę kandydatów, etap rekrutacji, przycisk „Process”/„Reject with feedback” oraz historię wysłanych maili i notatek.

Przepływ 2: od maila kandydata do odpowiedzi lub przekazania do HR/IOD¶

Scenariusz: kandydat odpisuje na maila lub sam wysyła zapytanie związane z rekrutacją, danymi osobowymi lub warunkami oferty.

sequenceDiagram
    participant Cand as Kandydat
    participant Inbox as Skrzynka e‑mail (IMAP)
    participant Listener as EmailListener
    participant Router as EmailRouter
    participant AI as Azure OpenAI + RAG
    participant HR as HR/IOD

    Cand->>Inbox: 1. Wysyła maila (pytanie / żądanie)
    Listener->>Inbox: 2. Odczytuje nowe wiadomości
    Listener->>Router: 3. Przekazuje treść maila
    Router->>AI: 4. Klasyfikacja (IOD / zgoda / zwykłe pytanie)
    AI-->>Router: 5. Decyzja: iod | consent_yes | consent_no | default

    alt IOD / RODO
        Router->>HR: 6a. Tworzy ticket IOD + przekazuje do IOD/HR
    else Zgoda tak/nie
        Router->>HR: 6b. Aktualizuje zgodę w profilu kandydata
        Router-->>Cand: 7b. (opcjonalnie) mail potwierdzający
    else Zwykłe pytanie
        Router->>AI: 6c. Pobiera kontekst z Qdrant (RAG)
        AI-->>Router: 7c. Propozycja odpowiedzi lub sygnał „przekaż do HR”
        alt Pewna odpowiedź
            Router-->>Cand: 8c. Wysyła odpowiedź AI w imieniu HR
        else Niska pewność
            Router->>HR: 8d. Przekazuje maila do ręcznej odpowiedzi
        end
    end

Z perspektywy HR: - system może zdjąć z zespołu powtarzalne, prostsze pytania (FAQ), - wszystkie wrażliwe tematy (RODO, indywidualne decyzje, skargi) trafiają do człowieka (IOD/HR), - decyzje AI są śledzone (metryki, panel admina).